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【历菲 2017原创】年底《员工手册》十大Bug360°全排查

发布日期:2017-10-13  浏览次数:5181
核心提示:《员工手册》对于企业方来说至关重要。它既是企业对员工的管理依据,也是员工的行为准则。对公司来说,《员工手册》不能如同虚设,更不能认为有了《员工手册》就万事大吉,有越来越多的企业会因《员工手册》中的Bug,而对“问题员工”束手无策,甚至在劳动争议中吃了大亏。
 《员工手册》对于企业方来说至关重要。它既是企业对员工的管理依据,也是员工的行为准则。对公司来说,《员工手册》不能如同虚设,更不能认为有了《员工手册》就万事大吉,有越来越多的企业会因《员工手册》中的Bug,而对“问题员工”束手无策,甚至在劳动争议中吃了大亏。
 
《员工手册》在使用中会出现很多问题,企业所在行业不同、企业文化不同,《员工手册》的内容也会不尽相同。
 
笔者在此盘点常见问题,希望能对HR制定及修订《员工手册》提供一些参考价值,从而尽可能将潜在的劳动争议和风险隐患逐一排查掉。

 
 
 
1、《员工手册》未经民主程序
 
《劳动合同法》有明确规定,用人单位在制定、修改或者决定劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训等涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。
 
因此可以说,对于《员工手册》的制定和修改都是要经过民主程序的,未经过民主程序,公司在处理问题员工时很可能会因此吃大亏。
 
例如,公司以员工严重违纪为由单方解除员工,但仲裁或诉讼中就会因为用人单位的《员工手册》未经过民主程序而不被认可,最终导致败诉。
 
民主程序的操作流程
1)组织职工代表大会对《员工手册》讨论,没有职工代表大会的由全体职工讨论,并协商确定。
 
2)可以通过邮件或书面发送征集意见表的方式,搜集全体员工的意见,再与员工协商。
 
3)按照部门划分,进行部门内部讨论,将讨论意见汇总到HR,再进行意见反馈。
 
上述三种方式只是公司常用的征求员工意见的方式,公司可根据各自具体情况选用适合的方式,但一定要显示出征询民主意见及协商的过程。
 
 
2、《员工手册》未公示
 
公示程序也是关键程序。《员工手册》制定出来后,要想办法让员工知晓,否则员工手册对该员工无法适用。在日常处理的劳动争议案件中,员工明明违反了《员工手册》的规定,却不能使用《员工手册》处理,真是哑巴吃黄连。
 
提供4种常用的公示方法,各有利弊,企业可择情使用
1)将《员工手册》张贴在公司的公共场所,或者放置在会议室,以这种方式公示给员工。
 
在劳动争议案件中,员工往往会否认其知晓或看过规章制度,公司又无法举证该规章制度何时张贴,认定上会存在风险,不建议采用,即便要采用,最好要员工签字确认,或拍照留存。
 
2)将《员工手册》放在公司的内网上。
 
每个员工可以登陆网站查询,这样做虽然比较方便,但出现争议时,举证也会存在障碍,公司的内网属于公司内部系统,举证证明其真实性还要经过公证,甚至有些仲裁员或法官认为,内网具有可篡改的可能,因此在员工不认可的情况下被判不予认可的可能性也存在。
 
3)将公司的《员工手册》给员工确认签收,这是最常见的一种方式。
 
一般在员工办理入职时让员工签收的,有的是统一签收页签字确认,有的公司是要求员工在员工手册的每页都签字确认,当然后者是更加保险的,但对于有员工签字确认收到或阅读过员工手册的签字页在司法实践中也是被认可的。
 
4)通过培训学习《员工手册,并保存培训记录、签到表等,这种方式也是被认可的,而且会让员工更好的了解员工手册的内容,有利于今后工作守纪合规。

 
 
 
3、《员工手册》操作性不强
 
有的公司《员工手册》规定的内容,大部分都是原则性的,或者是《劳动合同法》的法律条文,并不具有实际操作意义。
 
例如:
 
员工迟到早退,该怎么办?《员工手册》找不到合适的条款进行处理。
员工泡病假,HR拿他没办法?《员工手册》里没规定可以去复查,对员工束手无策。
员工主动加班,同时向公司索要加班工资,这种情况怎么处理?
……
 
类似这种情况在《员工手册》若没有相关规定,就会使得HR处于无法也无据可依,再找领导请示的尴尬境地。
 
 
4、《员工手册》界定不明
 
对于问题员工出现了严重违纪行为,公司以员工严重违纪单方解除,但是当员工提起仲裁,在仲裁阶段公司却被难住了,《员工手册》严重违纪项下规定,“员工违反安全规定,违章操作,造成公司重大损失的”。
 
这里所谓的重大损失如何界定?
 
仲裁员和法官都会提出质疑,公司很委屈,给公司造成了5万元的损失还不算是重大损失吗?确实没办法界定,这给公司造成了很大困扰,如果该规定明确为“员工违反安全规定,违章操作,造成公司损失3万元以上的”,那在仲裁或诉讼案件中就比较容易界定员工的违纪行为。
 
除此以外,《员工手册》中还有 “较重”、“轻微”“重大”、“严重”等等此类形容词,也是很难界定的词语,在实践中也比较容易出现争议。
 
建议在《员工手册》中以确切的数额界定程度性词汇。

 
 
 
5、《员工手册》内容不合理
 
内容不合理的情形也屡见不鲜,此类《员工手册》会被认为过于严苛,在操作中也未必会得到严格执行。
 
例如:
 
《员工手册》中规定“旷工一天视为严重违纪,予以开除”
“当月迟到、早退累计达3次的按照严重违纪处理”
“一年内累计病假5天以上的,取消年终奖”
……
 
我们看来,这些不免过于严苛,以至于操作中未必会得到执行。例如,一名员工确实旷工一天,但部门领导认为该员工能力非常突出,并不希望开除,最终HR没有给予开除处分,久而久之,该规定便被束之高阁,不能得到有效的利用。
 
 
6、《员工手册》未能涵盖常见问题
 
《员工手册》作为公司的管理依据,就像法律一样无法涵盖所有可能出现的法律问题,但是从公司管理来说,一定要涵盖该公司所在行业经常会出现的问题。
 
例如:
 
企业属于运输行业,那么在《员工手册》中就应当涵盖运输行业经常会出现的问题,如酒驾、不遵守交通规则、运输会出现的各种问题等等;
如果是生产型公司,那么在员工手册中违反操作规范的如何处理、加班如何处理。
 
对于本公司常见的问题,建议HR可以向各部门搜集,搜集好常出现的员工管理问题,修订到员工手册中,会更有利于公司日常管理。
 
 
7、画蛇添 增加负担
 
所谓“画蛇添足”是指,有些公司制定的《员工手册》中的规定看似有利于公司管理,但实则是为自己设定了障碍。
 
例如:
 
《员工手册》中规定,员工应当设定3个月的试用期,那么也就是说,员工的劳动合同期限就必定要在3年以上,而一般3年期限的劳动合同是可以设定3到6个月的试用期的;
 
再如,公司规定了公司福利,在法定标准基础上增加了年休假,但是如果将年休假规定在制度中,就等于是公司承诺了给员工额外的福利,一旦公司做不到,那员工也有权利主张,特别是一旦员工离职,这部分未休的年休假,员工也会主张。
 
 
 
8、多地使用 政策受限
 
有些公司是全国性的集团公司,各地分子公司都共用一套《员工手册》及制度,但是各地的政策会有不同,因此一些假期、待遇的规定也会有差异。
 
例如,女员工怀孕的产假、陪产假规定,很多地区规定都是不同的,因此使用统一的《员工手册》应当注意这一点,遇到类似的问题时,建议规定按照当地法律、法规、政策执行,更为妥当。
 

9、《员工手册》与劳动合同不一致
 
《员工手册》的规定出现与员工的劳动合同约定的内容不一致,应当依照劳动合同,还是员工手册的规定执行?
 
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》第十六条规定,用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致,劳动者请求优先适用合同约定的,人民法院应予支持。
 
因此,当劳动合同与员工手册约定不一致的时候是要优先适用劳动合同的。
 
例如,劳动合同约定旷工3天给予严重违纪开除,而《员工手册》规定旷工2天给予严重违纪开除,那则要适用旷工3天的标准给予员工处分。由此说来,《员工手册》与劳动合同不一致也会给用人单位的员工管理造成障碍。
 
 
 
10、超越法定标准,导致条款无效
 
这种超越法定标准的情况也就是指,《员工手册》的条款违反了《劳动法》的相关规定。我国劳动法领域是较严格的法定主义,因此对于违反劳动法律规定的会被认定是无效条款。
 
例如,《员工手册》规定了加班基数按照基本工资确定、年休假本年度内不休视为自动放弃、违纪行为进行罚款等等,一旦有违反劳动法、法规、政策的强制性规定,那该条款会被认为是无效条款,甚至会因为规章制度的违法规定致使员工以规章制度违反法律法规的规定,损害劳动者利益为由,单方解除劳动合同并要求公司支付补偿金。
 
总之,在《员工手册》的制定和修改中,用人单位应当多听取公司各部门的意见,结合经常出现的问题,总结后再对《员工手册》进行修订,同时可以请律师给予专业的指导意见,制定出一份既实用又合法的《员工手册》。


本文作者:
历菲(上海劳达律师事务所执业律师)


黑龙江大学,法学硕士,上海劳达律师事务所执业律师,上海律师协会会员

历菲律师是中国第一家专注雇主方服务的劳动法与员工关系解决方案提供商、2014-2017大中华区最佳劳动法咨询与服务机构——劳达管理咨询公司/劳达律师事务所执业律师。

历菲律师专注于劳动法领域,接受日常员工关系管理咨询、劳动纠纷案件的咨询,以及劳动仲裁、诉讼案件的代理,并为多家知名企业提供劳动法律顾问服务,服务的主要顾问单位有东芝电梯(中国),华硕电脑、再鼎医药等,具有丰富的理论与实务经验。
 

 
 
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